ПОЛИТИКА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ
за публичния сайт и цифровата платформа iManage (iM Manager, iM Portal, iM OSM)
Версия 1.3 | В сила от 03.11.2026 г.
1. Кой обработва данните
Администратор на личните данни в случаите по т. 3 е „АЙ МЕНИДЖ ДИДЖИТЪЛ САЛЮШЪНС“ ЕООД (на чужд език iManage Digital Solutions LTD), ЕИК 202197833, седалище и адрес на управление: гр. София 1632, р-н Овча купел, ж.к. Овча купел 2, ул. „Промишлена“ № 27, вх. Б, ет. 8, ап. 46 („iManage“, „ние“). Контакт по въпроси за личните данни: office@imanage.bg, +359 (0) 892 04 19 04. iManage не е определило длъжностно лице по защита на данните, тъй като не е задължено за това; всички искания се изпращат на посочените контакти.
2. Ролята на iManage и на етажната собственост
Данните за собствениците, обитателите и имотите в една сграда се въвеждат и използват от етажната собственост (ЕС), чрез нейния управител или професионален домоуправител. За тези данни ЕС е администратор, а iManage ги обработва от името на ЕС като обработващ, по договор по чл. 28 от GDPR. Въпроси и искания за тези данни се отправят към управителя на ЕС; iManage му съдейства. iManage е самостоятелен администратор за данните, посочени в т. 3.
3. Кога iManage е администратор
Дейност | Данни | Цел | Правно основание |
|---|---|---|---|
Сайт — регистрация на сграда, запитване, оферта, контакт | Име, имейл, телефон, сграда/адрес, брой имоти, съобщение | Отговор, оферта, сключване на договор | Стъпки преди договор (чл. 6, ал. 1, б. „б“) |
Запитване чрез форма в наша реклама във Facebook или Instagram | Име, имейл, телефон и отговорите във формата (напр. дали сте домоуправител или собственик, брой сгради и имоти, интерес към онлайн плащане, адрес); от коя наша реклама е попълнена формата | Отговор, оферта, сключване на договор | Стъпки преди договор (чл. 6, ал. 1, б. „б“) |
Договор с управителя / ЕС за абонамент | Данни на управителя и представляващия, данни на ЕС, кореспонденция | Изпълнение на договора, поддръжка, фактуриране | Договор (б. „б“); законово задължение (б. „в“) |
Фактури и счетоводство | Данни от фактурите и плащанията по абонамента | Счетоводно и данъчно отчитане | Законово задължение (б. „в“) |
Картови плащания при режим „Електронно плащане чрез iManage“ | Платец, сума, задължения, ЕС, идентификатор и статус на плащането, маскиран номер на карта (ако банката го предостави) | Приемане и превод на плащанията към ЕС, рекламации, възстановяване, предотвратяване на измами | Договор и пълномощно от ЕС (б. „б“); законово задължение (б. „в“); легитимен интерес (б. „е“) |
Статистика на посещенията на сайта и реклама в Meta (Facebook, Instagram) | Посетени страници, източник на посещението (напр. реклама), устройство и браузър, IP адрес, изпратени заявки от формите на сайта | Отчитане на посещенията и на резултата от рекламите; показване на реклами на хора, посетили сайта | Съгласие (б. „а“) — само след бутона „Съгласен съм“; може да се оттегли по всяко време (т. 11) |
Сигурност и техническа поддръжка | IP адрес, дата/час, действия в системата, технически дневници | Защита от злоупотреби, разследване на инциденти, отстраняване на грешки | Легитимен интерес (б. „е“) |
Асистент iManage AI в Клиентския портал — проверка на качените документи, предложение за попълване на регистрацията, отговори на въпроси | Качените документи (протокол, удостоверение от банката, списъци на собствениците, история на сградата), данните от регистрацията, въпросите и отговорите в чата | По-бърза и точна регистрация, откриване на грешки и непълноти, отговори на въпроси за услугата. Асистентът само предлага — решенията се вземат от клиента или от екипа на iManage, не автоматично. | Стъпки преди договор (б. „б“); легитимен интерес (б. „е“) |
Жалби, рекламации и запитвания | Данни от запитването | Разглеждане и отговор | Законово задължение / легитимен интерес |
4. Какви данни се обработват в платформата (от името на ЕС)
Управители, касиери, контрольори: име, имейл, телефон, потребителско име, роля и права, дневник на действията.
Собственици, обитатели, пълномощници: име, имейл, телефон, имот (сграда, вход, етаж, номер), идеални части, обитатели и домашни любимци (по изискване на ЗУЕС за книгата на ЕС), задължения, плащания и документи (приходни ордери).
Профил в iM Portal: имейл, парола (съхранява се защитено и не е достъпна за никого, включително за iManage), настройки и разрешение за известия.
Сигнали: текст, снимки, статус и кореспонденция.
Общо събрание: покани, присъствие, гласове и протоколи.
Контрагенти и доставчици на ЕС: данни на физически лица — изпълнители (име, IBAN, фактури), когато има такива.
Плащането се извършва директно в платежния модул на Банка ДСК: номерът на картата, CVV/CVC и данните за удостоверяване се въвеждат само там и не преминават през и не се съхраняват от iManage. iManage получава от банката само резултата от плащането и маскиран номер на картата.
5. Откъде получаваме данните
От самия потребител (регистрация, профил, сигнали, плащания); от управителя на ЕС (регистрите на сградата, задълженията, импорт при внедряване); от банката (резултат и статус на плащанията); от Meta (Facebook, Instagram) — само отговорите от формата за запитване, която сте попълнили сами в наша реклама; автоматично от системата (технически дневници).
6. Кой има достъп до данните
Потребителите на ЕС — според ролята: собственикът вижда само данните за своите имоти и обобщената финансова информация на ЕС без лични данни на други собственици; управителят определя правата на касиерите и контрольорите.
Служители на iManage — само доколкото е нужно за поддръжка, при задължение за поверителност.
Подизпълнители (т. 7), държавни органи при законово основание, банки — за изпълнение на плащанията.
Данни не се продават. Данните на потребителите на платформата не се използват за реклама или профилиране. За реклама се ползват само данни за посещенията на сайта, и то само със съгласие (т. 11).
7. Подизпълнители и предаване извън ЕС
iManage ползва следните категории доставчици, които обработват данни от наше име:
Доставчик | Кой | За какво | Къде / гаранции |
|---|---|---|---|
Хостинг и съхранение на данните | Джъмп.БГ ООД (Jump.bg) | Сървъри, бази данни и резервни копия | Център за данни в България |
Банки и платежни оператори | Банка ДСК АД | Картови плащания, връщания и потвърждение на плащанията | България |
Услуги за известия на устройствата | Доставчиците на браузъра или телефона на потребителя | Доставка на push известия | ЕС / САЩ |
Инструменти за техническа поддръжка | Atlassian | Регистриране и отстраняване на технически грешки | САЩ — при гаранциите по т. 7 |
Изкуствен интелект (асистент iManage AI) | Anthropic | Прочитане на качените документи и отговори в чата на асистента. Доставчикът не използва данните за обучение на своите модели и не ги пази след обработката по-дълго, отколкото изискват неговите правила за сигурност. | САЩ — при гаранциите по т. 7 |
Статистика и реклама в социалните мрежи (само със съгласие) | Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook, Instagram) | Отчитане на посещенията и на резултата от рекламите; Meta обработва данните и за свои цели съгласно своята политика (www.facebook.com/privacy/policy) | Ирландия (ЕС); възможно предаване към САЩ — при гаранциите по т. 7 |
Форми за запитване в рекламите | Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook, Instagram) | Събиране на запитванията от формите в нашите реклами и предаването им към iManage | Ирландия (ЕС); възможно предаване към САЩ — при гаранциите по т. 7 |
При предаване извън Европейското икономическо пространство се прилагат решение на Европейската комисия за адекватност (вкл. Рамката за защита на данните ЕС–САЩ) или стандартни договорни клаузи.
8. Срокове за съхранение
Данни | Срок |
|---|---|
Счетоводни документи (фактури, приходни и разходни ордери, плащания) | 10 години (Закон за счетоводството) |
Данни за картовите плащания и рекламациите | 5 години от плащането или до приключване на спор |
Регистрите на ЕС (собственици, имоти, книга на ЕС, протоколи) | Докато трае договорът с ЕС + 6 месеца, след което се връщат на ЕС или се заличават |
Документите, качени при регистрацията на сградата (протокол, удостоверения, списъци, история), и резултатът от проверката им | Докато трае договорът с ЕС + 6 месеца, както регистрите на ЕС |
Незавършена регистрация на сграда, която не е стигнала до договор (въведените данни и качените документи) | 30 дни без действие в заявката или 30 дни след отказ, след което се изтриват автоматично; 7 дни преди това изпращаме напомняне на имейла на профила |
Профил в iM Portal | До закриването му; закрива се до 30 дни след искане |
Сигнали и снимки | 2 години след приключване на сигнала |
Въпросите и отговорите в чата на асистента iManage AI, заедно с файловете, качени в чата | 60 дни, след което се изтриват автоматично |
Технически дневници и одитни записи | 12 месеца |
Резервни копия | до 30 дни |
Запитвания от сайта и от формите в рекламите без сключен договор | 12 месеца |
9. Вашите права
Имате право на: достъп до данните; коригиране; изтриване („право да бъдеш забравен“); ограничаване на обработването; преносимост; възражение срещу обработване на основание легитимен интерес; оттегляне на съгласие, когато обработването се основава на съгласие. Исканията се изпращат на office@imanage.bg, +359 (0) 892 04 19 04 — отговаряме до 1 месец (с възможност за удължаване с 2 месеца при сложни искания). За данните в регистрите на сградата искането се разглежда от управителя на ЕС, а iManage му съдейства.
Имате право на жалба до Комисията за защита на личните данни: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, www.cpdp.bg.
10. Сигурност
Прилагаме подходящи технически и организационни мерки за защита на данните: защитена връзка, достъп само по роли и права, защитено съхранение на паролите и ключовете за достъп, допълнителна защита на администраторските профили, дневник на действията, резервни копия и потвърждение на всяко плащане директно от банката. Данните за кредитните или дебитните карти на платеца не се получават и не се съхраняват от iManage, освен маскирания номер, върнат от банката.
11. Бисквитки и локално съхранение
Строго необходими. Сайтът и платформата ползват бисквитки и локално съхранение в браузъра за вход и сесия, сигурност и запомняне на настройки (напр. език, избрана сграда). За тях не се иска съгласие; без тях входът в платформата няма да работи.
Статистика и реклама (само със съгласие). При първото посещение на сайта се показва съобщение, че сайтът използва бисквитки за статистика на посещенията. Едва след бутона „Съгласен съм“ се включват бисквитките на Meta (Facebook, Instagram), чрез които отчитаме посещенията и резултата от рекламите си. Без съгласие такива данни не се изпращат към Meta. Изборът се запомня в браузъра.
Как да оттеглите съгласието. Чрез връзката „Бисквитки“ в долната част на всяка страница на сайта или като изтриете бисквитките и данните на сайта от настройките на браузъра. Оттеглянето не засяга законността на обработването преди него.
Обща статистика на сайта. Без бисквитки сайтът отчита посетените страници, източника на посещението (напр. от коя реклама идвате), вида на устройството и IP адреса, от който се определят градът и държавата. Използваме ги само в iManage, за да знаем кои страници и реклами са полезни, и за защита от злоупотреби (легитимен интерес, б. „е“). Можете да възразите на office@imanage.bg.
12. Промени
Политиката се актуализира при промени в услугите или закона. Новата версия се публикува на сайта с дата на влизане в сила; при съществени промени регистрираните потребители се уведомяват.